Aperçu

Habitations Jutras gérait entre 800 et 1 000 logements avec un logiciel de gestion immobilière, le logiciel comptable Avantage, des fichiers Excel et du papier, des outils qui ne communiquaient pas entre eux. Voltix Consultation a implanté une solution Zoho One complète qui couvre tout le cycle locatif : du premier contact avec un prospect jusqu'à la comptabilité, en passant par le service aux locataires.

À retenir :

• Temps de réconciliation des loyers réduit d'environ 50 %
• Demandes de service traitées environ 2 fois plus vite
• 4 à 5 outils et systèmes regroupés dans une seule plateforme
• Plus de 25 employés qui travaillent sur une même source de données

Portrait du client

« Depuis 2014, notre mission est d'offrir des milieux de vie de qualité à Drummondville, Sherbrooke et Nicolet. Avec la croissance de notre parc, il devenait essentiel de nous doter d'outils à la hauteur de nos ambitions. » Olivia Monfette, directrice marketing, Habitations Jutras

Fondée en 2014, Habitations Jutras développe et gère des immeubles résidentiels à Drummondville, Sherbrooke et Nicolet. Son parc compte entre 800 et 1 000 logements, et de 25 à 50 employés travaillent au quotidien dans la location, la comptabilité, la maintenance et l'administration.

L'entreprise repose entièrement sur ses données : chaque logement génère un bail, des paiements mensuels, des demandes de service et des échanges avec les locataires. Avec un parc de cette taille, la moindre ressaisie se multiplie par des milliers de transactions chaque année.

Problématique et défis clés

Avant Zoho, l'information de Habitations Jutras était éparpillée entre un logiciel de gestion immobilière, le logiciel comptable Avantage, des fichiers Excel et des documents papier. Chaque équipe travaillait dans son propre outil, et les mêmes données étaient saisies plusieurs fois. Plus le parc grandissait, plus ce travail manuel prenait de place.

Cinq défis clés freinaient les opérations :

1. Perception et réconciliation des loyers. Les paiements étaient pointés à la main, un par un, ce qui exigeait environ 30 heures par mois et exposait l'équipe aux erreurs d'imputation.
2. Suivi des demandes de service. Les demandes arrivaient par téléphone et par courriel, sans suivi centralisé ni priorisation, ce qui allongeait les délais de résolution.
3. Suivi des prospects et de la location. Les demandes de location n'étaient pas suivies dans un entonnoir unique, ce qui rendait difficile le suivi des visites, des enquêtes de crédit et des baux.
4. Double saisie entre systèmes. Un nouveau locataire devait être saisi dans plusieurs outils, avec un risque d'incohérence à chaque étape.
5. Gestion du parc et centralisation des données. Aucune vue unique ne reliait les immeubles, les unités, les locataires et les propriétaires. Obtenir un portrait juste du parc demandait de croiser plusieurs sources.

« Nos informations étaient réparties entre plusieurs logiciels et fichiers Excel. Chaque nouveau locataire demandait plusieurs saisies, la réconciliation des loyers nous prenait une trentaine d'heures par mois, et une demande de service pouvait prendre jusqu'à deux semaines à se régler. Il nous fallait une seule source de vérité. » Martin Popik, directeur du développement opérationnel, Habitations Jutras

Analyse de la situation

Voltix a d'abord mené une phase de lancement et d'analyse contextuelle avant toute configuration. L'équipe a dressé l'inventaire des systèmes en place, puis cartographié les processus actuels pour chaque flux clé : location, perception des loyers, comptabilité et maintenance.

Cette analyse a fait ressortir les irritants prioritaires, les systèmes non négociables et un enjeu central : la structure comptable de l'organisation, avec plusieurs entités à gérer en parallèle. Voltix a ensuite défini une architecture Zoho One sur mesure, un carnet de besoins priorisé (essentiel, important, souhaitable) et un plan de déploiement progressif par phases.

Solution proposée

Zoho One s'est imposé parce qu'il réunit dans une même suite toutes les fonctions dont Habitations Jutras avait besoin, avec des applications qui partagent les mêmes données de façon native. Chaque défi a été relié à un ou plusieurs produits :

• Gestion du parc et centralisation (Zoho CRM) : modules Bâtiments, Unités, Propriétaires et Locataires reliés entre eux, tableaux de bord de gestion.
• Prospects et location (Zoho CRM, Forms, Sign, Marketing Automation) : entonnoir de prospects, formulaires en ligne, baux signés électroniquement, séquences de courriels automatisées.
• Enquêtes de crédit (Zoho Flow et Eversa) : enquête lancée et résultat rapatrié dans le dossier du prospect, sans ressaisie.
• Demandes de service (Zoho Desk) : portail locataire, tri et assignation automatiques, notifications à chaque étape.
• Perception des loyers et comptabilité (Zoho Books et Zefty) : règles bancaires de rapprochement, structure multi-entités, paiement des fournisseurs en lot.
• Communications (Ringover) : appels et textos journalisés automatiquement dans la fiche du locataire.
• Gestion interne (Zoho People, Zoho Projects) : dossiers employés et congés, suivi des projets et des tâches.

Le CRM est devenu la source de vérité : un locataire est saisi une seule fois, et son information circule ensuite vers la signature, le service et la comptabilité.

Implantation

L'implantation s'est déroulée sur une période de 6 à 12 mois, par phases successives : le CRM et la gestion du parc d'abord, puis la location, le service aux locataires, la comptabilité et les outils internes. Chaque livrable était accompagné d'une vidéo explicative et formellement validé par l'équipe Jutras avant de passer à l'étape suivante.

Le principal défi a été d'adapter la structure comptable complexe de l'organisation aux outils. Plusieurs entités devaient être gérées en parallèle, et chaque transaction devait aboutir au bon endroit. Voltix a conçu dans Zoho Books une structure qui distingue clairement chaque flux, avec des séries de numérotation, des balises et des règles bancaires adaptées, avant de connecter Zefty pour le paiement des fournisseurs en lot.

Deux intégrations tierces complètent la solution : Eversa, connecté par Zoho Flow pour automatiser les enquêtes de crédit, et Ringover, pour la téléphonie IP et les textos. Un plan de gestion du changement et des formations par rôle ont soutenu l'adoption par plus de 25 utilisateurs.

Résultats

Habitations Jutras gère aujourd'hui l'ensemble de son cycle locatif dans une seule plateforme.

• Temps de réconciliation des loyers : environ 30 heures par mois avant, réduit d'environ 50 % aujourd'hui.
• Traitement des demandes de service : 7 à 10 jours ouvrables avant, environ 2 fois plus rapide aujourd'hui.
• Outils et systèmes utilisés : 4 à 5 outils distincts avant, une seule plateforme aujourd'hui, Zoho One.
• Saisie des données : double saisie entre systèmes avant, saisie unique dans le CRM aujourd'hui.

Ces gains libèrent l'équipe des tâches répétitives pour qu'elle se concentre sur le service aux locataires. Surtout, la croissance du parc n'entraîne plus une hausse proportionnelle du travail administratif.

Voltix Consultation

Voltix Consultation inc. pbastien@voltixconsultation.com

Vous gérez un parc immobilier et vivez une situation semblable? Discutons-en !