Aperçu

Fondée en 2025, ALP Finance est un cabinet de services financiers actif au Québec et en Ontario, qui offre des solutions en financement hypothécaire, en assurances et en placements. Plutôt que d'accumuler des outils au fil de sa croissance, l'équipe a choisi de bâtir ses opérations sur Zoho One dès le départ. Voltix Consultation a conçu un CRM qui réunit les trois secteurs d'activité, synchronisé avec l'outil de souscription BOSS et connecté directement aux campagnes publicitaires.

À retenir :

• Trois secteurs d'activité (financement, assurances, placements) réunis dans un seul CRM
• Leads publicitaires pris en charge en moins d'une heure
• Temps de complétion et de transmission des dossiers réduit d'environ 50 %
• De 50 à 100 leads par mois suivis dans un même système

Portrait du client

« En lançant ALP Finance, nous voulions offrir à nos clients un accompagnement complet, du financement hypothécaire aux assurances et aux placements. Pour y arriver, il nous fallait dès le départ des outils capables de suivre notre croissance. » Marc-André Plouffe, associé, ALP Finance

Constituée en 2025 et établie à Gatineau, ALP Finance accompagne des clients au Québec et en Ontario. Son équipe d'une dizaine de personnes réunit des professionnels du financement, de l'assurance et du placement, qui partagent souvent les mêmes clients.

Dans ce secteur, la rapidité et la rigueur font la différence : un prospect qui attend trop longtemps se tourne vers un concurrent, et chaque dossier doit être documenté selon des exigences réglementaires strictes.

Problématique et défis clés

Comme nouvelle entreprise, ALP Finance n'avait pas de système à remplacer : elle avait tout à bâtir. Le risque était connu. Sans structure claire dès le départ, les outils s'accumulent, les données se dispersent et l'équipe finit par passer son temps à ressaisir l'information.

Quatre défis devaient être relevés dès la fondation :

1. Trois secteurs, un seul système. Le financement, les assurances et les placements ont chacun leurs processus, leurs étapes et leurs documents, mais partagent souvent les mêmes clients.
2. Double saisie avec BOSS. Les dossiers hypothécaires sont soumis aux prêteurs dans BOSS, l'outil de souscription de M3-Tech. Sans intégration, chaque dossier aurait dû être saisi deux fois.
3. Prise en charge rapide des leads publicitaires. Les campagnes Meta et Google génèrent de 50 à 100 leads par mois. Chaque minute compte pour joindre un prospect avant la concurrence.
4. Collecte et signature des documents. Un dossier de financement exige de nombreuses pièces justificatives, qui doivent être reçues, classées et signées de façon sécuritaire. Au démarrage, ces documents circulaient entre les courriels et Google Drive, sans structure commune.

« Nous savions qu'en démarrant avec des outils improvisés, nous allions le payer plus tard. Nos courtiers ne devaient pas perdre de temps à ressaisir des dossiers dans BOSS ni à chercher un document. Il fallait que tout soit connecté dès le premier jour. » Chad Léonard, courtier hypothécaire, ALP Finance

Analyse de la situation

Voltix a amorcé le mandat par une phase de lancement et d'analyse. Une série d'ateliers avec l'équipe a permis de cartographier le parcours client complet, du prospect jusqu'au dossier clôturé : prospects et opportunités, comptes et partenaires, refinancement et préqualification, documents utilisés et flux de données avec BOSS.

Le projet a ensuite été découpé selon une méthode agile : de grands volets fonctionnels, des scénarios d'utilisation concrets tirés des opérations réelles, puis des tâches techniques suivies dans un plan de livraison. Cette approche a permis de bâtir un CRM modulaire, adapté aux réalités réglementaires du secteur financier et capable d'évoluer avec le cabinet.

Solution proposée

Zoho One s'est imposé pour sa capacité à réunir dans une même plateforme la gestion commerciale, la signature électronique, le marketing et la gestion documentaire, tout en s'intégrant aux outils propres au secteur hypothécaire. Chaque défi a été relié à un ou plusieurs produits :

• Trois CRM en un (Zoho CRM) : trois modules Leads distincts (Hypothèques, Assurances et Placements), ainsi que les modules Contacts, Opportunités, Comptes, Partenaires, Refinancement et préqualification, avec une vue client commune.
• Souscription aux prêteurs (Zoho Flow et BOSS de M3-Tech) : une synchronisation bidirectionnelle qui envoie les données du dossier vers BOSS et rapatrie les mises à jour dans le CRM, grâce à un webhook dans Zoho Flow.
• Leads publicitaires (campagnes Meta et Google) : les leads des campagnes entrent directement dans le module Leads du bon secteur, avec assignation et notification immédiates.
• Documents et signatures (Zoho WorkDrive et Zoho Sign) : des pièces justificatives classées par dossier et une signature électronique avec piste d'audit.
• Communications (Ringover) : appels et textos synchronisés avec Zoho et journalisés dans la fiche du client.
• Communications de masse (Zoho Marketing Automation) : des envois de courriels de masse pour rester engagé auprès de sa communauté de clients et de partenaires.

Le CRM est le centre névralgique : chaque prospect, peu importe le secteur, entre au même endroit, et son dossier se construit sans ressaisie jusqu'à la soumission au prêteur.

Implantation

L'implantation s'est déroulée sur huit mois, par phases successives : analyse et cartographie, configuration du CRM et des trois secteurs, intégration avec BOSS, puis déploiement des applications complémentaires. Chaque livrable était validé par l'équipe d'ALP avant de passer à l'étape suivante.

Plusieurs défis ont été relevés en parallèle. La synchronisation bidirectionnelle avec BOSS exigeait une correspondance rigoureuse des champs entre les deux systèmes. La structure à trois secteurs devait rester simple pour les utilisateurs, tout en respectant les exigences réglementaires propres au financement, à l'assurance et au placement.

L'adoption a aussi fait l'objet d'un accompagnement dédié : planification du changement, formation, documentation en vidéo et soutien après le déploiement, pour que chaque membre de l'équipe s'approprie l'outil.

Résultats

ALP Finance dispose aujourd'hui d'une plateforme unique qui soutient sa croissance depuis sa fondation.

• Prise en charge des leads : les leads publicitaires sont pris en charge en moins d'une heure, pour un volume de 50 à 100 leads par mois.
• Complétion et transmission des dossiers : temps réduit d'environ 50 %, grâce à la synchronisation bidirectionnelle avec BOSS et à la centralisation des documents.
• Trois secteurs : financement, assurances et placements gérés dans un seul CRM, avec une vue complète de chaque client.
• Documents : pièces justificatives centralisées et contrats signés électroniquement.

Surtout, ALP a évité le piège classique des jeunes entreprises : accumuler des outils qu'il faut remplacer quelques années plus tard. Sa plateforme est prête à absorber la croissance, sans ajouter de travail administratif.

Le potentiel pour le secteur

Les résultats d'ALP s'inscrivent dans une tendance plus large. Selon les données compilées par Voltix pour les cabinets hypothécaires qui adoptent un CRM intégré :

• 50 % plus de dossiers traités dans le même temps
• Un taux de conversion des leads en dossiers actifs en hausse pouvant atteindre 30 %
• Plusieurs heures gagnées par dossier en gestion et en collecte de documents
• Une réduction de plus de 90 % des erreurs de saisie grâce à l'élimination de la double entrée de données
• Une synchronisation en temps réel avec les plateformes de courtage hypothécaire
• Un taux de renouvellement 1,5 fois plus élevé

Du côté de l'assurance, les mêmes données montrent une réduction de 5 à 10 heures de tâches administratives par semaine par conseiller, un taux de rétention des polices pouvant atteindre 86 % et une amélioration de 22 % de la densité de polices par ménage grâce à la vente croisée automatisée. Pour un cabinet qui réunit financement, assurances et placements dans un même CRM, ce potentiel de vente croisée est particulièrement important.

« Aujourd'hui, un lead qui arrive de nos campagnes est pris en charge en moins d'une heure, et nos dossiers sont complétés et transmis aux prêteurs en deux fois moins de temps. Voltix a compris notre réalité de courtage dès le départ et nous a livré un outil qui grandit avec nous. » Vanessa Trudeau, courtière hypothécaire, ALP Finance

Ce qu'ils pensent de Voltix

« Voltix a été un vrai partenaire dès le premier jour. Nous avions une vision claire, et l'équipe a su la traduire en un outil simple, solide et prêt pour notre croissance. » Stéphane Leduc, associé, ALP Finance

« Je prépare les dossiers sans avoir à ressaisir l'information. Tout ce dont j'ai besoin se trouve au même endroit, et la transmission vers BOSS se fait en quelques clics. » Michel Gentle, adjoint hypothécaire, ALP Finance

« Avec un module dédié à l'assurance, je vois immédiatement mes leads et l'historique de chaque client, même lorsqu'il fait affaire avec nos courtiers hypothécaires. » Samuel Leduc, courtier en assurances, ALP Finance

« Je travaille dans le même système que mes collègues du financement et de l'assurance. Les occasions de référencement entre nos secteurs ne se perdent plus. » Marie-Claude Peloquin, courtière en placement, ALP Finance

« Nos campagnes Meta et Google alimentent directement le CRM. Je sais d'où vient chaque lead, et nos envois de masse nous gardent en contact avec notre communauté. » Rosalie Thibault, responsable de l'administration et du marketing, ALP Finance

« Les documents sont classés par dossier, et chaque signature laisse une piste d'audit. Pour la conformité, c'est une vraie tranquillité d'esprit. » Mélanie Leblanc, responsable de la conformité, ALP Finance

Voltix Consultation

Voltix Consultation inc. pbastien@voltixconsultation.com

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